Como Selecionar um Servidor Host

Antes de começar o compartilhamento dos projetos do OmniPlan, certifique-se de ter um servidor preparado para funcionar como repositório centralizado dos arquivos. A sincronização de uma cópia local do projeto com a cópia no servidor (ou com um calendário em um servidor de calendário) é o que garante que todos que compartilham o arquivo estejam atualizados com todas as alterações mais recentes.

Quando tiver um servidor configurado, siga as orientações passo a passo da seção a seguir para conectar-se à sua primeira conta de sincronização. A partir daí, você pode começar a colaborar em projetos já hospedados pelo servidor ou começar a hospedar novos projetos configurando as Opções Sincr. e Compartilhamento.

Como Configurar uma Conta do Servidor

Há duas coisas que precisam ser estabelecidas para colaborar com outros em um projeto do OmniPlan: os ajustes de conta do servidor para todo o app e os ajustes de compartilhamento do arquivo do projeto individual. Estas funções são agrupadas em torno dos respectivos temas na janela Contas do Servidor (descrita aqui) em todo o OmniPlan e nas Opções Sincr. e Compartilhamento individuais de um projeto.

Na janela Contas do Servidor (OmniPlan > Contas do Servidor) é possível associar novas contas do servidor ao OmniPlan, gerenciar as contas existentes, visualizar e recuperar arquivos dos projetos dos servidores.

Ao conectar-se a uma conta do servidor pela primeira vez, a janela apresenta um modo de configuração guiada para selecionar o tipo de conta e inserir as informações de início de sessão importantes. Para adicionar mais contas após a primeira, clique no botão Adicionar Conta (+) no canto inferior esquerdo da janela.

Se estiver configurando uma conta do servidor para colaboração, selecione Omni Sync Server ou WebDAV. Se estiver adicionando ou recuperando horas de trabalho de uma conta de calendário sincronizada, selecione CalDAV ou Google Agenda (dependendo do tipo de conta).

Quando tiver uma conta conectada, ela aparecerá na lista no lado esquerdo da janela.

Se estiver conectando a uma conta do servidor que já hospeda projetos existentes, os arquivos dos projetos que ela contém aparecerão na lista à direita. Selecione um projeto na lista e clique em Baixar Projeto para criar uma cópia local. O arquivo será aberto, pronto para colaboração, e você poderá então publicar alterações no servidor e atualizar a cópia local com as alterações feitas por outros colaboradores.

Se estiver configurando o compartilhamento pela primeira vez e não tiver nenhum projeto sincronizado remotamente, a lista de projetos ficará vazia. As orientações passo a passo a seguir, sobre Como Configurar Sincr. e Compartilhamento, vão guiá-lo na publicação de seu primeiro projeto no servidor.

Como Gerenciar Contas do Servidor

Quando tiver uma conta do servidor configurada e tiver começado a publicar e assinar (inscrever-se) em projetos ou calendários, você poderá usar a janela Contas do Servidor para gerenciar as contas de repositório e projetos compartilhados. Selecione OmniPlan > Contas do Servidor para ver e gerenciar os projetos do OmniPlan compartilhados.

A lista Contas mostra as contas do Omni Sync Server, WebDAV, CalDAV e Google Agenda pelo nome. Selecione uma conta na lista para ver os projetos ou calendários que ela contém. Para adicionar uma conta, clique no botão Adicionar Conta (+) sob a lista. Para editar uma conta, selecione-a e clique em Editar Conta.

Ao selecionar uma conta do Omni Sync Server ou WebDAV, a lista mostrará todos os Projetos que foram publicados no repositório, além das seguintes informações sobre eles:

1. Nome do Projeto: o nome do arquivo do projeto.

2. Carga: esta coluna indica, pela presença de um ícone de gráfico de barras vertical, se o projeto compartilha com outros projetos do repositório as informações de cargas de recursos para fins de nivelamento de recursos entre projetos.

3. Data de Início, Data de Término, Última Modificação: as datas em que o projeto está agendado para iniciar e terminar, além da data em que foi modificado pela última vez por qualquer usuário com acesso compartilhado a ele.

4. Concluído: a porcentagem de trabalho total do projeto que foi concluído.

5. Adicionar Conta, Remover Conta: clique no botão de Adição, aqui, para adicionar uma conta de repositório e no botão de Subtração para remover uma conta existente. Remover uma conta não apaga seu conteúdo no servidor; apenas apaga-a da lista de servidores conectados ao OmniPlan.

6. Metadados do Arquivo: esta seção exibe informações sobre o arquivo do projeto: seu ID exclusivo, tamanho, tamanho do arquivo de registro de alterações associado (para controle de alterações) e quando o arquivo foi truncado pela última vez.

Como Configurar Sincr. e Compartilhamento

Quando tiver uma conta do servidor configurada, você poderá começar a sincronizar os arquivos do projeto para colaborar com outros colaboradores do projeto. É possível selecionar ações de sincronização para cada projeto individualmente usando a folha Opções Sincr. e Compartilhamento (Projeto > Opções Sincr. e Compartilhamento).

Para estas orientações passo a passo, assumiremos que você está começando com uma nova conta do servidor (configurada na janela Contas do Servidor, acima) e um projeto novo no qual deseja trabalhar em colaboração com outros. As alterações que você fizer serão publicadas no servidor compartilhado, no qual outros editores vão inscrever-se (e vice-versa).

Ao configurar a sincronização e compartilhamento de um projeto pela primeira vez, você verá duas opções: Sincronização Básica e Compartilhamento Avançado. Ao selecionar a Sincronização Básica, você será direcionado ao processo de configuração para armazenamento no OmniPresence ou no iCloud, duas ótimas opções para quem precisa de um local remoto para guardar os arquivos.

Como este exemplo tem vários colaboradores, selecionaremos o Compartilhamento Avançado. Clique em Continuar para configurar o compartilhamento do projeto.

A lista de ações de compartilhamento do projeto começa em branco. Clique no botão de Adição ① para adicionar uma nova ação e selecione dentre os tipos de ações disponíveis. Você verá que pode executar diversas tarefas automatizadas ao compartilhar (publicar) seu projeto; por ora vamos nos concentrar na colaboração. Selecione Colaborar ② como tipo de ação e clique em Seguinte ③.

Para colaborar neste projeto é necessário armazená-lo em um servidor para que outras pessoas possam acessá-lo. Se configurar uma conta usando a janela Contas do Servidor, clique em Selecionar Origem ① e selecione-a na lista (se não, você terá que configurar uma agora e retornar a esta etapa). Depois de selecionar a conta, clique em Salvar ②.

Agora a folha Opções Sincr. e Compartilhamento contém uma ação ativa na qual é possível publicar, e da qual é possível atualizar, o repositório de servidor compartilhado. Para editar detalhes da ação, selecione-a e clique no botão de edição Lápis, na parte inferior da lista de ações. Use as caixas de seleção sob a lista ① para escolher o tipo de ação: publicar o projeto ou atualizar seu estado.

Clique em Concluído e salve o projeto. Se tiver selecionado Executar ações de publicação automaticamente ao salvar, o projeto será publicado no servidor pela primeira vez. Caso contrário, selecione Projeto > Publicar (Controle-Comando-P) para publicá-lo manualmente.

Na próxima vez que verificar a janela Contas do Servidor, você verá o projeto listado na conta. As alterações feitas subsequentemente serão publicadas no servidor com base nos ajustes selecionados em Opções Sincr. e Compartilhamento. É possível monitorar essas alterações, recebidas de outros editores que se conectaram de modo similar ao projeto, usando a função controle de alterações (Projeto > Mostrar Alterações).

É possível publicar a versão local do projeto no servidor selecionando Projeto > Publicar (Controle-Comando-P) ou clicando no botão Publicar da barra de ferramentas.

É possível atualizar manualmente a partir do servidor, em qualquer momento, selecionando Projeto > Atualizar (Controle-Comando-R) ou o botão Atualizar da barra de ferramentas.

Opções de Configuração de Sincr. e Compartilhamento

Use a folha Opções Sincr. e Compartilhamento (Projeto > Opções Sincr. e Compartilhamento…) de cada projeto que deseja compartilhar para configurar ações de publicação e assinatura de acordo com as necessidades desse projeto. A seção Como Configurar Sincr. e Compartilhamento, acima, fornece orientações passo a passo para configurar a primeira ação Colaborar; esta seção e as seguintes oferecem mais Informações sobre as outras ações Compartilhar disponíveis.

A folha Opções Sincr. e Compartilhamento fornece uma visão geral das ações de compartilhamento configuradas para o projeto atual e inclui ferramentas para adicionar, remover e editar essas ações.

1. Tipo e Direção da Ação: o ícone mostra o tipo de ação da linha; as setas ao lado dele indicam se a ação ocorre em Publicar (seta para cima), Atualizar (seta para baixo) ou ambas.

2. Descrição da Ação: o texto no centro de cada linha da ação descreve a ação e indica se a ação ocorre em Publicar, Atualizar ou ambas.

3. Estado Ativo da Ação: a coluna mais à direita contém uma caixa de seleção que indica se a ação está em uso no momento. Desmarque-a para que a ação não ocorra quando normalmente ocorreria.

4. Adicionar e Remover Ação: clique nos botões aqui para adicionar uma nova ação (adição) ou apagar uma ação selecionada (subtração). Apagar uma ação remove-a totalmente do projeto. Para, em vez disso, desativá-la provisoriamente, desmarque a caixa de seleção de estado ativo.

5. Opções Publicar e Atualizar: selecione no menu pop-up à direita se deseja executar ações de publicação automaticamente ao salvar o arquivo do projeto e se deseja atualizar automaticamente ao ser notificado de alterações via Bonjour ou em um período de tempo especificado. Estas opções são aplicáveis a todas as ações configuradas para o projeto.

6. Editar Ação: há mais opções disponíveis para cada ação; selecione a ação na lista e clique neste botão para abrir e editar os detalhes da ação.

Opções da Ação Colaborar

Ao criar ou editar uma ação Colaborar, estão disponíveis as seguintes opções:

1. Conta do Servidor: neste menu suspenso, selecione a conta do servidor na qual publicar e assinar (inscrever-se). O menu lista todas as contas configuradas na janela Contas do Servidor.

2. Informações da Conta: abre uma folha com detalhes de início de sessão da conta de sincronização associada à ação.

3. Compartilhamento de Cargas de Recursos: selecione se deseja compartilhar as cargas de recursos do projeto com outros projetos no servidor e se deseja respeitar as cargas de recursos de outros projetos no servidor ao nivelar.

Opções da Ação Exportar

Ao criar ou editar uma ação Exportar, estão disponíveis as seguintes opções:

1. Exportar Como: selecione neste menu suspenso um formato de arquivo para exportar. A lista de formatos inclui todos os disponíveis em Arquivo > Exportar, bem como o formato de arquivo nativo padrão do OmniPlan.

2. Salvar Em: selecione um nome e localização para o arquivo exportado.

3. Filtro: configure ou selecione um filtro personalizado para aplicar ao exportar o arquivo do projeto. Os itens excluídos pelos termos do filtro não aparecerão na versão exportada do projeto.

Opções de Sincr. Tarefas com um Calendário

Ao criar ou editar uma ação Sincr. Tarefas com um Calendário, estão disponíveis as seguintes opções:

1. Origem: selecione neste menu suspenso a origem de um calendário existente ou selecione Adicionar Conta para abrir uma folha onde é possível selecionar um servidor CalDAV ou do Google Agenda para adicionar como uma nova origem de calendário.

2. Calendário: com uma origem selecionada, use este menu suspenso para selecionar o calendário com o qual deseja sincronizar.

3. Filtro: configure ou selecione um filtro personalizado para aplicar ao sincronizar tarefas do arquivo do projeto. As tarefas excluídas pelos termos do filtro não aparecerão na versão sincronizada do projeto.

Opções de Sincr. Horas de Trabalho de um Calendário

Ao criar ou editar uma ação Sincr. Horas de Trabalho de um Calendário, estão disponíveis as seguintes opções:

1. Origem: selecione neste menu suspenso a origem de um calendário existente ou selecione Adicionar Conta para abrir uma folha onde é possível selecionar uma conta do CalDAV para adicionar como uma nova origem de calendário.

2. Calendário: com uma origem selecionada, use este menu suspenso para selecionar o calendário do qual deseja recuperar eventos.

3. Eventos: selecione o que acontece quando os eventos são recuperados do calendário. Os eventos de calendário podem representar novas horas de trabalho adicionadas ao projeto, horas de trabalho subtraídas do projeto ou horas de trabalho ou livres adicionais de um recurso específico.

4. Recurso: se selecionou que os eventos de calendário adicionem horas de trabalho ou livres de um recurso específico, selecione o recurso no menu suspenso aqui.

Opções de Executar um Script

Ao criar ou editar uma ação Executar um Script, estão disponíveis as seguintes opções:

1. Tipo de Script: selecione entre AppleScript e Omni Automation.

2. Script: selecione neste menu suspenso o script a ser executado. O menu ficará vazio até que você adicione um arquivo do AppleScript à pasta de Scripts do OmniPlan, que está vinculada no texto ao lado deste item.

   Ao selecionar o tipo de script Omni Automation, este será substituído por dois outros menus suspensos identificados como Plug-in e Ação, respectivamente. Selecione um Plug-in do Omni Automation usando o primeiro e selecione uma das ações a serem executadas usando o segundo. A pasta Plug-ins está vinculada no texto à direita.

3. Executar ao: selecione se o script deve ser executado ao publicar alterações no repositório ou ao atualizar para receber alterações do servidor.

Como Compartilhar um Projeto com Outros

Para conectar outros membros da equipe ao projeto publicado, será necessário fornecer-lhes as seguintes informações:

• Tipo da Conta: Omni Sync Server ou WebDAV.
• O Nome de Usuário e Senha usados para acessar a conta do servidor de sincronização.
• O nome do arquivo em que serão inscritos.

Os membros da equipe usarão essas informações para adicionar uma conta em OmniPlan > Contas do Servidor (consulte as instruções anteriores neste capítulo). Depois de criarem a conta, os membros de sua equipe poderão inscrever-se no projeto com as seguintes etapas:

1. Abra o OmniPlan.
2. Selecione OmniPlan > Contas do Servidor.
3. No lado esquerdo da janela que aparece, clique para selecionar o Repositório do Projeto.
4. Clique para selecionar o Nome do Projeto na lista de projetos disponíveis no repositório.
5. Clique em Baixar Projeto.
6. Salve uma cópia do arquivo do projeto localmente no disco rígido do Mac.

O arquivo baixado é automaticamente inscrito e vinculado à cópia mestra no servidor.

Depois de inscritos, os membros da equipe podem editar e revisar o projeto do OmniPlan usando a cópia local do arquivo. As alterações feitas no projeto são salvas no servidor de sincronização quando o projeto é publicado; quando outros membros da equipe atualizarem a cópia do projeto, eles receberão essas alterações do servidor.

Para garantir que a cópia local do arquivo do projeto esteja sempre atualizada com as alterações mais recentes dos outros membros da equipe, recomendamos seguir essas etapas sempre que você abrir a cópia local:

1. Abra o arquivo do projeto do OmniPlan que você salvou localmente.
2. Obtenha atualizações do projeto; selecione Projeto > Atualizar (Controle-Comando-R).
3. Aceite ou rejeite as alterações; selecione Projeto > Mostrar Alterações (Opção-Comando-T).
4. Faça alterações no arquivo do projeto e selecione Arquivo > Salvar (Comando-S).
5. Publique suas alterações para disponibilizá-las a outros membros da equipe que se inscreveram no mesmo projeto; selecione Projeto > Publicar (Controle-Comando-P).

Controle de Alterações

Depois de especificar o tipo de inscrição que gostaria de fazer, você poderá usar o controle de alterações para ver suas alterações e aceitar ou rejeitar as alterações dos outros.

Para ativar o controle de alterações, selecione Projeto > Mostrar Alterações (Maiúsculas-Comando-T). Aparece uma barra lateral que registra as alterações que você fez e mostra as alterações de seus colegas de equipe, junto com uma barra de notificação (sob a barra de ferramentas principal do OmniPlan) com controles para aceitar e rejeitar as alterações dos outros.

Para aceitar ou rejeitar todas as alterações, use os comandos Aceitar Tudo e Rejeitar Tudo do menu Engrenagem da barra de controle de alterações.

Para aceitar ou rejeitar alterações individuais, selecione uma alteração individual na barra lateral e use os botões Aceitar ou Rejeitar .

Como Equilibrar Cargas de Recursos entre Projetos

Se os recursos (geralmente membros da equipe) forem compartilhados entre vários projetos no mesmo repositório, você poderá decidir, nas opções da ação Colaborar, se deseja publicar as cargas de recursos do projeto atual em outros projetos e se o projeto atual será inscrito nas cargas de recursos de outros projetos.

Optar por publicar as cargas de recursos de um projeto significa que os outros projetos inscritos seguirão as informações de carga de trabalho ao nivelá-la; se Júlia trabalha no Projeto A na quarta-feira e suas cargas são publicadas no Projeto B, após o nivelamento o Projeto B não agendará trabalho para ela na quarta-feira.

Optar por assinar (inscrever-se) nas cargas de recursos significa que o projeto seguirá todas as restrições dos projetos do repositório que publicam suas cargas. Usando apenas a opção de publicar ou assinar (inscrever-se), é possível estabelecer uma hierarquia de prioridade entre projetos simultâneos: um projeto que apenas publica sempre terá prioridade, enquanto que a um projeto que está apenas inscrito somente serão atribuídos recursos quando for possível cedê-los.

Os projetos que publicam e estão inscritos são tratados como iguais. Se um projeto não publicar nem estiver inscrito, ele ignorará os fatores externos e sincronizará apenas com suas próprias atualizações.

Como Limpar Informações de Uso Obsoletas

Se o OmniPlan encontrar no servidor informações sobre cargas de recursos que não são usadas, ele detectará o problema e solicitará uma limpeza. Isto pode ocorrer se alguém remover um projeto que compartilha cargas de recursos usando uma versão do OmniPlan anterior à v2.1 ou se alguém apagar o arquivo diretamente no Finder ou no Terminal. Até que esta limpeza seja autorizada, poderão ser compartilhadas com os projetos ativos informações incorretas sobre as cargas de recursos.

A maneira adequada de remover um projeto de um repositório do servidor é abrir a janela Contas do Servidor e usar o botão Apagar Projeto.